Privacy Reglement Compact Werkt

Home / Compact Werkt / Privacy Reglement Compact Werkt

Direct contact? Bel ons op: 085 – 273 81 09

Direct profiteren van onze service Maak een vrijblijvende afspraak

Direct profiteren van onze service Maak een vrijblijvende afspraak

PRIVACYREGLEMENT COMPACT WERKT

Artikel 1

Definities

  1. Compact Werkt: Compact Werkt, statutair gevestigd te Leeuwarden;
  2. UWV: Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen;
  3. Gemeenten: de gemeentelijke instelling;
  4. SW bedrijf: een Sociaal Werkvoorzieningsbedrijf;
  5. Verzekeraar: een private verzekeringsorganisatie;
  6. Werkgever: de natuurlijke perso(o)n(en) of rechtspersoon die ten behoeve van zijn bedrijfsuitoefening arbeid doet verrichten door een of meer verzekerden en/of deelnemers;
  7. Verzekerde: de individuele natuurlijke persoon die als verzekerde wordt beschouwd in de zin van de Werkloosheidswet, de Ziektewet, de Algemene Arbeidsongeschiktheidswet, de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering, de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen en de regelingen voor het SW bedrijf, alsmede de gemeentelijke regelingen. Tevens wordt als verzekerde beschouwd degene die in aanmerking komt voor een uitkering ingevolge een particuliere verzekering;
  8. Geregistreerde: de verzekerde, de deelnemer, de werkgever en de overige natuurlijke personen over wie gegevens zijn vastgelegd in de persoonsregistratie;
  9. Persoonsgegevens: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
  10. Persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs (geautomatiseerde) weg wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd;
  11. Houder: degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie;
  12. Beheerder: degene aan wie door de houder de dagelijkse zorg voor de persoonsregistratie is opgedragen;
  13. Bewerker: degene die het geheel of een gedeelte van de apparatuur onder zich heeft, waarmee een persoonsregistratie waarvan hij niet de houder is, wordt gevoerd;
  14. Derde: een persoon of instantie buiten de organisatie van de houder waaronder begrepen een zustervennootschap van de houder en de holding waarvan de houder deel uitmaakt, met uitzondering van de bewerker of de geregistreerde;
  15. Verstrekken van gegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens uit de persoonsregistratie.

Artikel 2

Doelstelling

  1. De persoonsregistratie bij Compact Werkt heeft ten doel die persoonsgegevens beschikbaar te doen zijn, die noodzakelijk zijn voor de door de opdrachtgever(s) aan Compact Werkt ter uitvoering opgedragen werkzaamheden.
  2. Voorts heeft de persoonsregistratie bij Compact Werkt ten doel gegevens te verschaffen, die nodig zijn ten behoeve van het door de Compact Werkt voor haar werkzaamheden te voeren beleid en beheer, alsmede ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek vindt slechts plaats, indien de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 3

Houderschap

De houder van de Compact Werkt persoonsregistratie is de directie van Compact Werkt BV.

Artikel 4

Beheerderschap

De beheerder van de Compact Werkt persoonsregistratie is de directie van Compact Werkt.

Artikel 5

Verantwoordelijkheden

  1. De houder is verantwoordelijk voor het bepalen van het doel, de inhoud en het gebruik van de persoonsregistratie en voor de naleving van de bepalingen van dit reglement.
  2. De houder en de beheerder dienen hun medewerkers en de ingehuurde derden besef bij te brengen van de verantwoordelijkheden bij het omgaan met persoonsgegevens.
  3. Wanneer de beheerder een bewerker inschakelt bij het voeren van de administratie, dan wordt bij de (schriftelijke) opdrachtverstrekking- of bevestiging gewezen op de verplichtingen van de beheerder volgens dit reglement. De bewerker waarborgt door middel van een schriftelijke overeenkomst dan wel in een schriftelijke opdrachtaanvaarding dat een zelfde bescherming van de persoonlijke levenssfeer geldt, als die welke met dit reglement wordt beoogd.

Artikel 6

In de persoonsregistratie op te nemen gegevens

In de persoonsregistratie worden de gegevens met bijbehorende administratieve stukken en correspondentie opgenomen, die noodzakelijk zijn voor de aan de Compact Werkt ter uitvoering opgedragen werkzaamheden, alsmede voor het voeren van beleid en beheer.

Artikel 7

Geregistreerde gegevens

Tot de in het vorige artikel bedoelde gegevens kunnen behoren:

  1. Persoonsbeschrijvende gegevens (naam, adres, woonplaats, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, paspoortnummer, geboortedatum, geboorteplaats, overlijdensdatum, burgerservicenummer, registratienummer, ziekenfondsnummer, status gemoedsbezwaard, alsmede de mutaties van vorengenoemde gegevens in het verleden);
  2. Gegevens over de werkgever (naam, adres en plaats van hoofd- en nevenvestigingen, rechtsvorm, registratienummer, werkgevers/ledennummer, stamnummer loonbelasting, nummer werkgever Kamer van Koophandel, aansluiting bij de bedrijfsvereniging, betalingsrekeningen, naam en andere identificerende gegevens van het administratiekantoor van de werkgever, alsmede de mutaties van vorengenoemde gegevens in het verleden);
  3. Gegevens over de arbeidsverhoudingen en het arbeidsverleden (naam en andere identificerende gegevens van de werkgever in combinatie met die van de verzekerde c.q. deelnemer, datum begin dienstverband, datum einde dienstverband, grondslag van de verzekering, beroep, regelmatig urenpatroon, aantal uren/minuten per week, toepasselijke CAO, verzekeringsplicht bedrijfsvereniging, alsmede de mutaties van vorengenoemde gegevens in het verleden);
  4. Gegevens over de verzekeringsverhouding (gegevens over de toepasselijke sociale verzekeringswetten gebaseerd op de arbeidsverhouding dan wel de uitkeringsverhouding);
  5. Gegevens over uitkeringen, voorzieningen en uitkeringsverleden (soort uitkering/voorziening, datum aanvang, datum einde, hoogte uitkering, samenlevingsvorm verzekerde/deelnemer, persoonsgegevens partner en kinderen van verzekerde/deelnemer, arbeidskundige gegevens, medische en psychologische gegevens en gegevens over ongevallen, verzuimregistratiegegevens, loon- en inkomensgegevens van de verzekerde/deelnemer, belastinggegevens, verhaalsgegevens, alsmede de mutaties van vorengenoemde gegevens in het verleden).

Artikel 8

Verkrijging van gegevens

De gegevens worden verkregen van de geregistreerde, van diens partner, gemachtigde of wettelijk vertegenwoordiger, uit eigen onderzoek of van derden. Tot derden kunnen behoren werkgevers, gemeenten en uitvoeringsorganen sociale verzekering.

Artikel 9

Bewaar- en vernietigingstermijnen met betrekking tot gegevens van verzekerden en deelnemers

  1. Alle omtrent de verzekerde of deelnemer in de persoonsregistratie opgenomen gegevens worden nog bewaard gedurende vijf jaar. De gegevens worden vijf jaar na afloop van het jaar waarin het laatst verrichte onderzoek ter zake is afgerond, vernietigd.
  2. De in dit artikel genoemde bewaartermijnen dienen gerekend te worden in volle kalenderjaren.
  3. Uiterlijk drie maanden na het verstrijken van de bewaartermijn worden de gegevens vernietigd.

Artikel 10

Bewaar- en vernietigingstermijnen met betrekking tot gegevens van werkgevers

  1. Alle omtrent een werkgever in de persoonsregistratie opgenomen gegevens worden nog bewaard gedurende vijf jaar na beëindiging van de bedrijfsactiviteiten dan wel beëindiging van het werkgeverschap.
  2. Alle omtrent een werkgever in de persoonsregistratie opgenomen gegevens met betrekking tot de arbeidsverhouding tussen de werkgever en de verzekerde en deelnemer worden nog bewaard gedurende vijf jaar na het bereiken van de 65-jarige leeftijd, dan wel het eerder overlijden van alle (ex) verzekerden en deelnemers van de werkgever.
  3. Alle omtrent een werkgever in de persoonsregistratie opgenomen gegevens met betrekking tot de heffing en invordering van premies en bijdragen in het kader van de aan de Compact Werkt ter uitvoering opgedragen wettelijke en bedrijfstakeigen regelingen worden met inachtneming van de volgende termijnen bewaard: De in dit artikel genoemde bewaartermijnen dienen gerekend te worden in volle kalenderjaren.
    1. Loongegevens: gedurende vijf jaar na het jaar waarin over dat loon premie c.q. bijdrage(n) zijn vastgesteld, mits met betrekking tot laatstbedoeld jaar geen vorderingen jegens de werkgever meer open staan;
    2. Alle overige gegevens: gedurende vijf jaar na beëindiging van de bedrijfsactiviteiten dan wel beëindiging van het werkgeverschap mits geen vorderingen jegens de werkgever meer open staan
  4. De in dit artikel genoemde bewaartermijnen dienen gerekend te worden in volle kalenderjaren.
  5. Uiterlijk drie maanden na het verstrijken van de bewaartermijn worden alle gegevens vernietigd.

Artikel 11

Verstrekking van gegevens aan derden

  1. De houder verstrekt slechts gegevens aan derden voor zover dit voortvloeit uit het doel van de registratie, dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift of geschiedt met toestemming van geregistreerde of als dit een onderdeel is van de verleende opdracht. De houder kan op grond van een dringende en gewichtige reden gegevens aan derden verstrekken, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
  2. De houder stelt met betrekking tot de verstrekking van gegevens aan derden een instructie vast.
  3. Als niet wordt voldaan aan de voorwaarden genoemd in het eerste lid dan wel aan de voorwaarden zoals deze zijn vastgelegd in de instructie, bedoeld in het tweede lid, beslist de houder negatief op het verzoek tot het verstrekken van de persoonsgegevens. Een zodanige weigering wordt met redenen omkleed.

Artikel 12

Protocol

  1. Aan de geregistreerde wordt op zijn verzoek binnen een maand meegedeeld of in het jaar voorafgaande aan zijn verzoek gegevensverstrekking aan derden heeft plaatsgevonden. In afwijking hiervan kan worden geweigerd aan het verzoek te voldoen indien dat noodzakelijk is in het belang van opsporing en / of vervolging van strafbare feiten, dan wel van strafbare feiten, dan wel van inspectie, controle of toezicht door of vanwege organen met een publiekrechtelijke taak, dan wel van gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de houder daaronder begrepen.
  2. Indien zodanige verstrekking een in het kader van de gevalsbehandeling gebruikelijke verstrekking van gegevens betreft, wordt volstaan met een in algemene termen vervatte mededeling betreffende de aard van de verstrekte gegevens en degenen aan wie deze zijn verstrekt.

Artikel 13

Inzagerecht

  1. De geregistreerde, alsmede zijn wettelijke vertegenwoordiger en zijn gemachtigde, hebben jegens de houder een recht op inzage van de op de geregistreerde betrekking hebbende gegevens in de persoonsregistratie.
  2. Het recht op inzage omvat niet:
    1. Voorlopige aantekeningen, voordat deze in stukken zijn verwerkt;
    2. Gegevens waarbij gewichtige belangen van anderen dan de geregistreerde, de houder daaronder begrepen, zich tegen inzage verzetten. Een weigering om aan het verzoek te voldoen is met redenen omkleed
  3. Inzage van gegevens in de persoonsregistratie wordt voor wat betreft het dossier als regel verleend door middel van fysieke inzage in het dossier, en voor wat betreft de overige gegevens als regel door het verstrekken van een afdruk van de gegevens.
  4. Bij gelegenheid van de inzage van gegevens kunnen van dossierstukken desgewenst afschriften worden verstrekt. Bij grote aantallen afschriften kan een bijdrage in de kosten in rekening worden gebracht.
  5. Binnen een maand na ontvangst van het verzoek om inzage als bedoeld in dit artikel wordt inzage verleend respectievelijk worden afschriften van de documenten verstrekt.
  6. Inzage omvat eveneens de informatie omtrent de herkomst van de gegevens.

Artikel 14

Correctierecht

  1. De houder is verplicht om op verzoek van een geregistreerde, zijn wettelijk vertegenwoordiger of zijn gemachtigde binnen twee maanden tot verbetering, aanvulling of verwijdering van de hem betreffende gegevens over te gaan indien deze feitelijk onjuist, onvolledig, of in strijd met een wettelijk voorschrift opgenomen zijn, of niet ter zake dienend zijn. De verzoeker dient evenwel overtuigend bewijs aan de houder ter zake te leveren.
  2. De houder kan verlangen dat een verzoek als bedoeld in het eerste lid van dit artikel schriftelijk wordt ingediend.
  3. De houder deelt aan degene die een schriftelijk verzoek tot verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens heeft ingediend, uiterlijk binnen twee maanden schriftelijk mee of, dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een weigering om aan het verzoek te voldoen is met redenen omkleed.
  4. Is aan een verzoek als bedoeld in dit artikel voldaan, dan is de houder verplicht om aan degene aan wie hij naar zijn weten in het jaar voorafgaand aan het verzoek en in de sinds dat verzoek vetreken periode de betrokken gegevens heeft verstrekt, mededelingen te doen van de verbetering, aanvulling of verwijdering. De houder doet aan de verzoeker opgave van degene aan wie hij de mededeling heeft gedaan. Toepassing van dit lid kan achterwege blijven indien de verzoeker te kennen heeft gegeven geen prijs te stellen op de mededeling, bedoeld in dit lid.

Artikel 15

Wettelijk vertegenwoordiger

De uitoefening van de rechten van minderjarige geregistreerden, die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt, en van onder curatele gestelden, geschiedt door hun wettelijk vertegenwoordigers.

Artikel 16

Volmacht

Indien namens de geregistreerde een gemachtigde optreedt, is een schriftelijke volmacht vereist. Indien de gemachtigde advocaat is behoeft geen schriftelijke machtiging te worden overgelegd. Ten aanzien van met advocaten gelijk te stellen rechtshulpverleners, kan van het bepaalde in de eerste volzin worden afgeweken.

Artikel 17

Legitimatie

Van de geregistreerde, zijn wettelijk vertegenwoordiger, zijn gemachtigde en derden kan een legitimatie worden verlangd bij de uitoefening van de rechten die uit dit reglement voortvloeien.

Artikel 18

Organisatie van beheer en gebruik

  1. Toegang tot de geregistreerde gegevens hebben alleen de houder, de beheerder en die functionarissen binnen de organisatie van de houder aan wie taken zijn opgedragen die toegang noodzakelijk maken.
  2. De houder is verantwoordelijk voor de verificatie, de juistheid, de volledigheid en actualiteit van de geregistreerde gegevens en treft ter zake maatregelen.
  3. De houder treft maatregelen ter beveiliging van de tot de persoonsregistratie behorende gegevens, zowel in opgeslagen toestand als tijdens vervoer of transmissie. Deze maatregelen houden ten minsten voorzieningen in tegen:De (interne) accountant van de houder controleert periodiek de naleving van de voorschriften van dit reglement. Hij doet daarvan eenmaal per jaar verslag aan de beleerder.
    1. Beschadiging of verloren gaan van de gegevens als gevolg van brand of andere calamiteiten, dan wel als gevolg van kwaadwillige handelingen of onachtzaamheid van derden of eigen medewerkers;
    2. Onbevoegde wijziging van de gegevens;
    3. Ontvreemding van de gegevens;
    4. Kennisneming van de gegevens door onbevoegden.
  4. De (interne) accountant van de houder controleert periodiek de naleving van de voorschriften van dit reglement. Hij doet daarvan eenmaal per jaar verslag aan de beleerder.

Artikel 19

Dit reglement is niet van toepassing op de persoonsregistraties die worden gevoerd in het kader van de personeels- en salarisadministratie ten behoeve van medewerkers van de Compact Werkt BV.

Artikel 20

Ter inzage legging

Dit reglement ligt ter inzage op het kantoor van Compact Werkt en wordt op verzoek kosteloos aan iedere belanghebbende toegezonden.

Artikel 21

Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als privacyreglement Compact Werkt.

Artikel 22

Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na vaststelling door de directie van de Compact Werkt.